Τι είναι αρχείο;

Είναι το σύνολο των τεκμηρίων ανεξαρτήτως χρονολογίας, ύλης και σχήματος, το οποίο έχει δεχθεί ή παραγάγει ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του. Συνεπώς το αρχείο είναι η φυσική αντανάκλαση των δραστηριοτήτων ενός νομικού ή φυσικού προσώπου.

Γιατί κάποιος φορέας ή άτομο διατηρεί αρχείο;

Για την καλύτερη διαχείριση των υποθέσεων που το απασχολούν, για την απόδειξη των ενεργειών του, για την προστασία των συμφερόντων και δικαιωμάτων του.

Πότε αχρηστεύονται για τον κάτοχό τους κάποια τεκμήρια;

Όταν, με την πάροδο του χρόνου, πάψουν να εξυπηρετούν το σκοπό για τον οποίο δημιουργήθηκαν και διατηρήθηκαν.

Τι γίνονται τα ανενεργά αρχεία των υπηρεσιών;

Η νομοθεσία ορίζει ότι κάθε χρόνο (ή διετία) όλες οι υπηρεσίες έχουν την υποχρέωση να διαχωρίσουν και να καταγράψουν τα τεκμήρια που δεν έχουν πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα. Στη συνέχεια κοινοποιούν αυτούς τους καταλόγους στα Γενικά Αρχεία του Κράτους. Αυτά με τη σειρά τους έχουν την υποχρέωση να ελέγξουν το υλικό και να αποφασίσουν αν όλο ή ένα μέρος του πρέπει να διατηρηθεί για ερευνητικούς σκοπούς.

Γιατί διατηρείται μέρος των τεκμηρίων από τα ΓΑΚ?

Οι πληροφορίες που προσφέρουν μπορούν να αξιοποιηθούν με πολλούς τρόπους για την τεκμηρίωση της διοικητικής, κοινωνικής και οικονομικής ιστορίας του έθνους.

Με ποιο τρόπο και σε ποιους τομείς μπορούν να χρησιμοποιηθούν αυτές οι πληροφορίες;

Για λόγους αποδεικτικούς: αυτοί προκύπτουν πολλές φορές ως έμμεσες πληροφορίες από κάποιο τεκμήριο. Π.χ. ένα Μαθητολόγιο συντάσσεται για την παρακολούθηση της σχολικής επίδοσης των μαθητών. Παράλληλα όμως καταγράφεται η απασχόληση των γονέων τους, η ηλικία τους, ο τόπος κατοικίας, η βαθμολογία τους κλπ.

Για λόγους ερευνητικούς: αυτοί μπορεί να αναφέρονται σε ένα πλήθος επιστημών, αφού ο κύριος προμηθευτής των Γ.Α.Κ., η ευρύτερη δημόσια διοίκηση, καλύπτει ένα μεγάλο φάσμα δραστηριοτήτων (υγεία, εκπαίδευση, οικονομία, εμπόριο κλπ).

Για λόγους εκπαιδευτικούς: το αρχειακό υλικό, με την ποικιλία που προφέρει, μπορεί να καλύψει την «εικονογράφηση» και να εμπλουτίσει την εποπτική διδασκαλία πολλών γνωστικών αντικειμένων.

Τι είδους φροντίδα επιφυλάσσεται στο αρχειακό υλικό που εισάγεται σε μια αρχειακή υπηρεσία;

Έλεγχος, καθαρισμός, ταξινόμηση, καταγραφή, αποθήκευση, φύλαξη και αξιοποίηση με ποικίλους τρόπους.

Πώς μπορεί κανείς να εντοπίσει τις πληροφορίες που τον ενδιαφέρουν;

Η υπηρεσία έχει φροντίσει να υπάρχουν στο αναγνωστήριο τα εργαλεία έρευνας. Αυτά είναι οι κατάλογοι, τα συνοπτικά ή αναλυτικά ευρετήρια και τα δελτία, στα οποία καταχωρούνται οι περιγραφές των τεκμηρίων.

Ποιοι και με ποιους όρους έχουν δικαίωμα πρόσβασης στο αρχειακό υλικό;

Τα αρχεία που φυλάσσονται στις υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους έχουν δημόσιο χαρακτήρα. Αυτό σημαίνει ότι όλοι οι πολίτες έχουν δικαίωμα να λάβουν γνώση του περιεχομένου τους. Περιορισμοί υπάρχουν μόνο σε υλικό που αφορά την εθνική ασφάλεια και την προστασία προσωπικών δεδομένων, σύμφωνα με την νομοθεσία πρόσβασης.

Πώς προστατεύεται το αρχειακό υλικό από τις φθορές;

Οι συνθήκες φύλαξης πρέπει να είναι κατάλληλες για κάθε είδος υποστρώματος (χαρτί, φιλμ, μαγνητικές ή ψηφιακές εγγραφές κλπ) και μορφής (έγγραφα, φωτογραφίες, ταινίες, αφίσες, χάρτες κλπ). Τα φθαρμένα τεκμήρια αποκαθίστανται στο συντηρητήριο της υπηρεσίας και -κατά περίπτωση- οι πληροφορίες που περιέχουν μεταφέρονται σε άλλο υπόστρωμα (π.χ. μικροφωτογραφία, ψηφιακή σάρωση) και διατίθενται στην έρευνα με αυτή τη μορφή, ώστε να προστατευθούν τα πρωτότυπα.